Asistente Administrativa

Buscamos a una asistente administrativa responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.

Funciones de una asistente administrativa

Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.

Responsabilidades

• Responder y pasar llamadas telefónicas 

• Organizar y programar citas

• Planificar reuniones y escribir actas detalladas

• Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas y formularios

• Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica

• Desarrollar y mantener un sistema de archivo

• Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina

• Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores

• Mantener listas de contactos

• Realizar reservas y demás preparativos para viajes

• Preparar y conciliar los informes de gastos

• Proporcionar apoyo general a los visitantes

• Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos

• Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior

Requisitos

• Experiencia demostrable como asistente administrativo

• Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas

• Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras etc.

• Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)

• Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas

• Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas

• Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales

• Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo

• Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría

Contactos: 809-665-7474 

Infoshgrouprd@gmail.com